Universal-Überweisungsdokument (UPD) – dies ist ein wichtiges Dokument, das verwendet wird, um Informationen zwischen Lieferanten und Käufern auszutauschen. Heutzutage wechseln immer mehr Unternehmen in das elektronische Format dieses Dokuments, um den Prozess der Übermittlung und Erfassung von Informationen zu vereinfachen.
Viele Unternehmen haben jedoch Probleme, die ADP vom Anbieter einzurichten. Häufig treten Formatierungsfehler und fehlerhafte Darstellung von Daten auf, die zu einem Empfangsversagen oder zusätzlichen Korrekturkosten führen können.
In diesem Artikel erhalten Sie eine schrittweise Anleitung, wie Sie den ADP vom Lieferanten richtig einrichten können. Sie erfahren von der Auswahl der Software bis zur Überprüfung, ob das Dokument richtig ausgefüllt wurde, alles über die einzelnen Konfigurationsphasen.
Was ist UPD
Der ADF enthält die folgenden Informationen:
| Dokumentnummer und -datum | Eindeutige Nummer und Erstellungsdatum des ADF |
| Informationen zum Lieferanten | Name und Steuernummer des Lieferanten von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) |
| Informationen zum Empfänger | Name und Steuernummer des Empfängers von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) |
| Informationen zu Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) | Name, Menge, Preis und andere Eigenschaften der übertragenen Waren (Werke, Dienstleistungen) |
| Informationen zur Besteuerung | Die Höhe der Steuern, der Steuersatz und andere Informationen im Zusammenhang mit der Besteuerung von transportierten Gütern (Arbeiten, Dienstleistungen) |
| Unterschriften und Siegel | Elektronische Signatur und Siegel der Teilnehmer, die die Echtheit des Dokuments bestätigen |
Der UPD wird verwendet, um die Interaktion zwischen Lieferanten und Empfängern von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) zu automatisieren und die Berechnungen und Steuererfassung mit dem Mercury GIS zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die UPD ist das Hauptdokument, das den Transport von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) und die elektronische Besteuerung bestätigt.
Schritt 1: Erforderliche Dokumente sammeln
Im ersten Schritt müssen Sie die erforderlichen Dokumente sammeln, um den ADP vom Lieferanten einzurichten. Es ist wichtig, die folgenden Dokumente zu haben:
- Vertrag mit dem Lieferanten, in dem die Bedingungen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen festgelegt sind.
- Ein von beiden Parteien unterzeichneter Akt der Annahme und Übergabe von Waren oder Dienstleistungen.
- Eine vom Lieferanten in Rechnung gestellte Rechnung.
- Lieferscheine oder andere Dokumente, die die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen bestätigen.
Achten Sie beim Sammeln von Dokumenten darauf, dass Sie über alle erforderlichen Dokumente verfügen, um Probleme bei der Einrichtung des ADF vom Lieferanten zu vermeiden.
Lieferantenwahl
- Untersuchen Sie den Markt und erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter. Versuchen Sie, echte Bewertungen über sie zu finden, achten Sie auf ihren Ruf und ihre Berufserfahrung.
- Erstellen Sie eine Liste der Anforderungen und Kriterien, die der Lieferant erfüllen muss. Bestimmen Sie, welche Bedingungen und Parameter für Sie wichtig sind (z. B. Liefertermine, Preise, Qualität der Waren usw.).
- Führen Sie Interviews mit potenziellen Lieferanten durch. Stellen Sie ihnen Fragen aus Ihrer Anforderungsliste und finden Sie heraus, wie bereit und in der Lage sie sind, Ihren Bedürfnissen zu entsprechen.
- Bewerten Sie die Lieferantenangebote und vergleichen Sie sie mit Ihren Anforderungen und Erwartungen.
- Überprüfen Sie die zusätzlichen Bedingungen und Garantien, die von den Anbietern angeboten werden. Achten Sie auf ihre finanzielle Belastbarkeit und die Möglichkeit, die erforderlichen Unterlagen (z. B. ADR) zur Verfügung zu stellen.
- Entscheiden Sie sich auf der Grundlage aller gesammelten Daten und Informationen für die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters.
Denken Sie daran, dass die richtige Auswahl eines Lieferanten Ihnen hilft, Probleme und unbefugte Änderungen an der ADP in Zukunft zu vermeiden. Achten Sie bei der Auswahl eines Lieferanten auf genügend Zeit und Aufmerksamkeit, damit Ihre Zusammenarbeit erfolgreich und langfristig fortgesetzt wird.
Schritt 2
Überprüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungsprogramm die automatische Generierung eines universellen Überweisungsdokuments vom Lieferanten unterstützt. Einige Programme verfügen über spezielle Module oder Add-Ons, mit denen Sie das ADP automatisch erstellen und ausfüllen können.
Wenn Ihr Programm die automatische Generierung von ADP nicht unterstützt, müssen Sie es manuell ausfüllen. Dazu müssen Sie das Formular des ADP entnehmen und alle erforderlichen Daten manuell eingeben.
Wenn Sie einen elektronischen Dokumentenablauf (EDO) verwenden, prüfen Sie, ob Ihr Anbieter die ADP im elektronischen Format unterstützt. In diesem Fall müssen Sie das Format und die Art der Übertragung des elektronischen ADP mit dem Anbieter vereinbaren.
Anfrage des ADF
Um ein universelles Zahlungsdokument (ADP) von einem Kreditor einzurichten, müssen Sie eine Anfrage stellen, um dieses Dokument zu erhalten.
Schritte zum Anfordern eines ADF:
- Wenden Sie sich an Ihren Lieferanten, um zu klären, ob und wie Sie diese erhalten können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie dem Lieferanten alle erforderlichen Informationen wie Vertragsdetails, Kontonummer, Datum und Transaktionsbetrag zur Verfügung stellen.
- Bestimmen Sie das bevorzugte Empfangsformat für den ADF. In der Regel können ADDS im elektronischen Dokumentenformat wie PDF oder XML bereitgestellt werden.
- Senden Sie eine Anfrage an den Lieferanten und geben Sie das gewünschte Format und die gewünschte Versandart an. Einige Anbieter bevorzugen es, den ADP per E-Mail zu senden, während andere möglicherweise vorschlagen, ein Webportal oder ein anderes Dokumentenübertragungssystem zu verwenden.
- Warten Sie auf eine Antwort des Anbieters. In der Regel müssen sie den Eingang des Antrags bestätigen und Informationen über den Zeitpunkt des Eingangs des ADP bereitstellen.
- Wenn Ihre Anfrage erfolgreich war, erhalten Sie das ADP im ausgewählten Format vom Anbieter und speichern Sie es auf Ihrem Computer oder Buchhaltungssystem.
Nach Erhalt des ADP vom Lieferanten haben Sie vollständige Informationen über die Transaktion, einschließlich der Höhe der Mehrwertsteuer und anderer Steuern, die Ihnen von der Zahlung befreit oder erstattet werden können.
| Wichtig! |
|---|
| Stellen Sie sicher, dass die vom Lieferanten angeforderten Steuersätze Ihren Anforderungen und den Steuergesetzen Ihres Landes entsprechen. Überprüfen Sie, ob die ausgefüllten Informationen korrekt sind, und wenden Sie sich ggf. an den Lieferanten, um das Dokument zu korrigieren. |
Nach diesen Schritten können Sie den ADP vom Lieferanten einrichten und alle erforderlichen Unterlagen für die Buchhaltung und Berichterstattung erhalten.
Schritt 3: ADP vom Lieferanten erhalten
Nachdem Sie dem Lieferanten die erforderlichen Daten zur Erstellung des ADP zur Verfügung gestellt haben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, ihn vom Lieferanten zu erhalten:
- E-Mail. Die gebräuchlichste Methode zum Erhalten von UPD besteht darin, sie per E-Mail zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Lieferanten die richtige E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt haben, um den ADP rechtzeitig zu erhalten.
- Ein elektronischer Spielplatz. Einige Anbieter verwenden spezialisierte elektronische Plattformen, auf denen sie für ihre Kunden die UPD platzieren. Wenn Ihr Anbieter eine solche Website verwendet, müssen Sie sich für diese Website registrieren und auf die Website zugreifen.
- Scannen von Papiereingängen. Wenn Ihr Lieferant immer noch das Papierformat für den ADF verwendet, müssen Sie dieses Dokument möglicherweise scannen, um es elektronisch zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass das gescannte Dokument lesbar und von ausreichender Qualität ist.
Nach Erhalt des ADP vom Lieferanten bewahren Sie es zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort auf. Stellen Sie sicher, dass Sie über einen zuverlässigen Dokumentenspeicher verfügen, in dem Sie alle Akten von verschiedenen Anbietern leicht finden und archivieren können.
Empfang und Verarbeitung von UPD
1. Prüfung des Eingangs des ADP
Nach Erhalt des ADP vom Lieferanten ist eine Überprüfung gemäß dem an die Rechnung gesendeten Dokument durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass der ADP alle erforderlichen Informationen enthält, z. B. den Namen des Vertragspartners, das Datum, die Nummer und den Rechnungsbetrag. Stellen Sie außerdem sicher, dass der ADP die richtigen Informationen zu den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen enthält.
2. Erstellen eines Protokolldatensatzes für empfangene Eingaben
Der nächste Schritt besteht darin, einen Eintrag über den erhaltenen UPD in einem Fachjournal zu erstellen. Wählen Sie dazu das entsprechende Journalformular aus (es kann eine elektronische oder eine Papierversion verwendet werden) und füllen Sie es gemäß den Angaben aus dem ADC aus. Geben Sie das Empfangsdatum, die Nummer und den Betrag an, sowie weitere Informationen an, die für die Buchhaltung wichtig sein könnten.
3. Abgleichen von Daten mit einem Anbieter
Um die Daten genauer zu überwachen und abzustimmen, wird empfohlen, die Informationen mit dem Lieferanten im ADC abzustimmen. Wenden Sie sich dazu an den Lieferanten, um sicherzustellen, dass die übermittelten Informationen und Rechnungen mit den Angaben des Lieferanten übereinstimmen. Wenn es Abweichungen gibt, klären Sie den Grund und bitten Sie darum, die Informationen zu korrigieren.
4. So ordnen Sie den ADP nach Konten auf
Nachdem Sie die Daten mit dem Lieferanten abgeglichen haben, sollten Sie die Informationen aus dem ADP für die Konten Ihrer Buchhaltung buchen. Die Reflexion des ADP kann die Durchführung von Transaktionen im Buchhaltungssystem, das Ausfüllen der erforderlichen Dokumente und die Berichterstellung umfassen. Die Abgrenzung des ADP hilft Ihnen, die Kosten für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen korrekt zu berücksichtigen und sie in den entsprechenden Konten anzuzeigen.
5. Archivierung des ADF
Sobald der UPD verarbeitet wurde, sollte er zur weiteren Lagerung und zukünftigen Überprüfung archiviert werden. Erstellen Sie eine separate Archivdatei oder einen Ordner, in dem Sie die Datei speichern können, und ordnen Sie sie nach Datum oder anderen Kriterien an. Dies hilft Ihnen, bei Bedarf schnell den erforderlichen ADP zu finden, z. B. bei Inspektionen durch Kontrollbehörden oder Audits.
| Schritt | Die Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Prüfung des Eingangs des ADP |
| 2 | Erstellen eines Protokolldatensatzes für empfangene Eingaben |
| 3 | Abgleichen von Daten mit einem Anbieter |
| 4 | So ordnen Sie den ADP nach Konten auf |
| 5 | Archivierung des ADF |
